Wie wir KI im Business Process Management nutzen: Praktische Fallstudien

In der heutigen dynamischen Geschäftswelt stehen Unternehmen nicht nur vor der Notwendigkeit, sich anzupassen, sondern sich grundlegend zu transformieren. Neue Technologien, Кünstliche Intelligenz und flexible Workforce-Lösungen für Talent Acquisition und Workforce Management sind längst keine Zukunftskonzepte mehr – sie sind bereits Realität und verändern, wie Unternehmen ihre Services gestalten, steuern und bereitstellen.

Die Veranstaltung „Reimagining Service Setup and Transformation – Leveraging Technology, AI and Flexible Workforce Solutions for next-level operational efficiency“ brachte Wirtschaftsführer, Technologieexperten und Fachleute aus verschiedenen Branchen zusammen. Im Mittelpunkt stand die Frage, wie moderne Technologie, KI und innovative Workforce- und Geschäftsmodelle Treiber zu höherer operativer Effizienz, flexibleren Prozessen und einem attraktiveren Geschäftsumfeld in Bulgarien beitragen können.

Im Rahmen der Podiumsdiskussion teilten die Referenten praktische und reale Beispiele dafür, wie KI bereits heute eingesetzt wird, wie sie in Geschäftsprozesse eingebettet ist und welche Herausforderungen Organisationen bei der KI-Implementierung erleben.

Stilyana Petrova, Managing Partner Europe bei Domain 6, betonte, dass künstliche Intelligenz längst nicht mehr nur ein technologischer Vorteil ist – sie ist zu einer strategischen Notwendigkeit geworden. Das Unternehmen, das sie führt, hat seine Geschäftsprozesse vollständig neu organisiert, insbesondere in zwei Bereichen: dem kommerziellen (Sales) Prozess und der Projektdurchführung.

„KI hat grundlegend verändert, wie wir arbeiten und wie wir unsere Services liefern. Ich kann mit Sicherheit sagen, dass KI heute nicht mehr nur eine Innovation ist – sie ist ein wesentlicher Bestandteil moderner Geschäftsmodelle und ein strategisches Element für die Entwicklung und Zukunft von Unternehmen.“, kommentierte Stilyana.

Optimierung des kommerziellen Prozesses durch KI

Das Unternehmen implementiert regelmäßig ERP- und CRM-Systeme – komplexe Unternehmensprojekte, die oft mehrere Monate und manchmal über ein Jahr dauern. Während dieser Zeit ändern sich häufig Prioritäten, Teams und Rahmenbedingungen, was das Informationsmanagement besonders anspruchsvoll macht.

Hier spielt KI eine entscheidende Rolle – durch automatisierte Zusammenfassung von Informationen, Extraktion zentraler Entscheidungen und Empfehlungen für die nächsten Schritte.

Dies verbessert das Onboarding neuer Projektmitglieder erheblich und beschleunigt die Entscheidungsfindung.

Ein weiterer zentraler Anwendungsbereich ist die Automatisierung von Angeboten und Vertragserstellung. Durch die Wiederverwendung von Wissen aus früheren Projekten spart KI-Zeit, reduziert Fehler und ermöglicht es Teams, sich auf strategischen Mehrwert statt auf administrative Aufgaben zu konzentrieren.

KI in der Projektdurchführung: Von Dokumentation bis Entwicklung

Der Einfluss von KI wird in der Projektdurchführung noch deutlicher. Während Meetings werden KI-Tools genutzt, um besprochene Inhalte automatisch zu erfassen und in vordefinierte Templates zu überführen. Gleiches gilt für die Erstellung von Dokumentationen, Testszenarien, Schulungsmaterialien und Analyseberichten.

„Dies ist nicht vollständig automatisiert, aber es ermöglicht Beratern, sich deutlich stärker auf Tätigkeiten mit höherem Mehrwert zu konzentrieren.“, erklärte Stilyana.

KI dringt mittlerweile sogar in die Phase der Systementwicklung vor und generiert vollständige funktionale Module, die in manchen Fällen zusätzliche Ressourcen überflüssig machen und die Projektleistung erheblich verbessern.

Der nächste Schritt ist der Einsatz autonomerer KI-Agenten – sowohl intern als auch für Kunden –, etwa für Datenanalysen, Cashflow-Prognosen, Automatische Zuordnung von Rechnungen und Zahlungen.
Das Ergebnis ist höhere Servicequalität, bessere Kundenerlebnisse und Teams, die sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

Von KI-Szenarien zu nachhaltigen Geschäftslösungen

Aus der Perspektive von Emil Galabov, General Manager „Technology, Media & Telecommunications“ bei Wiser Technology, liegt der Schlüssel nicht nur in der Nutzung von KI, sondern in deren Integration in ganzheitliche Geschäftsmodelle.
Bis vor kurzem wurde KI häufig in isolierten Szenarien eingesetzt, ohne langfristige Transformation zu bewirken. Echter Mehrwert entsteht jedoch erst, wenn mehrere KI-Anwendungen in nachhaltige Plattformen und Business Tools integriert werden, die kontinuierliche Verbesserung und Skalierbarkeit ermöglichen.

Geschwindigkeit als Wettbewerbsvorteil
„Viele Unternehmen entwickeln derzeit Plattformen, die es ermöglichen, komplexe KI-basierte Lösungen innerhalb von 6–8 Wochen zu erstellen – ein Prozess, der früher 9–15 Monate dauerte. Ohne KI wäre das unmöglich.“, kommentierte Emil Galabov.

Diese Geschwindigkeit verschafft Unternehmen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil, da sie wesentlich schneller und effizienter auf Marktveränderungen reagieren können.

AI „Navigatoren“ für Business User

Ein besonders anschauliches Beispiel war der Einsatz sogenannter KI-Navigatoren – intelligente Assistenten, die Menschen nicht ersetzen, sondern sie bei komplexer Analyse und Entscheidungsfindung unterstützen.

Im Telekommunikationssektor werden diese Navigatoren genutzt für:

• Vergleichsanalysen von Angeboten
• Analyse von Preismodellen der letzten 12 Monate
• Optimierung großer Infrastrukturinvestitionen

In Medienunternehmen unterstützt KI die Analyse und Monetarisierung von Ausstrahlungsrechten, insbesondere in großen Konzernen mit mehreren lokalen Märkten.

„Analysen, für die früher zwei Monate benötigt wurden, können heute in zwei Stunden durchgeführt werden.“

KI-Implementierung: ein Kulturwandel, kein Technologieprojekt

Beide Panelisten betonten, dass erfolgreiche KI-Einführung weit mehr erfordert als Technologie:

• ein Umdenken in Geschäftsprozessen
• Bereitschaft zur Veränderung etablierter Arbeitsweisen
• eine Kultur des Vertrauens in Technologie
• klares Verständnis dafür, wo KI-Mehrwert schafft und wo menschliche Expertise unersetzlich bleibt

KI ersetzt Menschen nicht – sie verändert ihre Rollen. Aus Routineaufgaben werden analytische, strategische und entscheidungsorientierte Tätigkeiten.

Die Beispiele zeigen deutlich: KI ist bereits ein integraler Bestandteil moderner Business Process Design & Management Ansätze.
Unternehmen, die KI strategisch integrieren – nicht als Experiment, sondern als Kern ihrer Design und Build Modelle –, erreichen höhere Effizienz, schnellere Ergebnisse und nachhaltiges Wachstum

In einer Welt beschleunigter digitaler Transformation ist die Synergie zwischen Menschen, Technologie und flexiblen Geschäftsmodellen ein entscheidender Erfolgsfaktor für Organisationen.